Veränderung muss im Alltag funktionieren.

Mit dem Umzug in neue Büroräume wollte die Creditreform Gießen Hain KG zugleich hybride Arbeit, digitale Prozesse und Zusammenarbeit neu gestalten. Ein bereichsübergreifendes Team nahm zentrale Abläufe auf, erprobte neue Arbeitsformen und führte unter anderem digitale Werkzeuge für Aufgabensteuerung, Prozessdarstellung und Arbeitsplatzbuchung ein.

Die Veränderungen führten zu klareren Zuständigkeiten, schnelleren Abstimmungen und einer transparenteren Steuerung von Aufgaben. Online-Weiterbildungen und hybride Meetings wurden selbstverständlicher. Führungskräfte übernahmen die im Projektteam erprobten agilen Arbeitsweisen direkt in ihre operative Arbeit und realisierten dadurch kurzfristig Effizienzgewinne. Bei einer ersten KI-Anwendung konnte eine zuvor rund drei Arbeitstage beanspruchende Aufgabe innerhalb von etwa zwei Stunden erledigt werden.

Ein Unternehmen der Sozialwirtschaft erstellt regelmäßig Einzelberichte über betreute Menschen für Jugendämter und andere zuständige Stellen. Die hohe Zahl der Berichte verursachte erheblichen Dokumentationsaufwand. Zusätzlich mussten Informationen aus mehreren Einzelberichten zu übergreifenden Darstellungen und Zusammenfassungen verdichtet werden. Der Einsatz generativer KI versprach hier eine deutliche Entlastung, war aufgrund der besonders sensiblen personenbezogenen Daten mit Sprachmodellen in der Cloud jedoch nicht verantwortbar.

Im INQA-Coaching entwickelte und erprobte das Projektteam deshalb einen datenschutzgerechten Lösungsweg mit einer lokal betriebenen KI. Auf Grundlage der vorhandenen Dokumentation unterstützte sie die Erstellung fachlicher Berichte und die Zusammenführung mehrerer Einzelberichte. Die Ergebnisse erreichten bereits in der Erprobung eine hohe fachliche Qualität. Gleichzeitig zeigte sich, dass einheitlich strukturierte Ausgangsdokumente die Qualität der erstellten Berichte zusätzlich verbessern. Dadurch konnte der administrative Aufwand der Berichterstellung erheblich reduziert werden, ohne sensible Daten an Sprachmodelle in der Cloud zu übermitteln. Die Beschäftigten gewannen Zeit für die unmittelbare Arbeit mit den betreuten Menschen, während Datenschutz und fachliche Qualität berücksichtigt blieben.

In einem inhabergeführten Malerfachbetrieb waren wichtige Informationen über Baustellen, Arbeitszeiten und zusätzlich erbrachte Leistungen nicht zuverlässig verfügbar. Stundenzettel wurden teilweise verspätet oder unvollständig eingereicht. Zusatzarbeiten konnten dadurch nicht immer rechtzeitig dokumentiert und gegenüber Kunden abgerechnet werden. Baustellenfotos wurden über WhatsApp versendet und waren bei späteren Rückfragen häufig nur mit erheblichem Suchaufwand wiederzufinden. Gleichzeitig war wichtiges Wissen stark an einzelne Personen gebunden.

Im INQA-Coaching wurden Verantwortlichkeiten, Informationswege und Standards für die Baustellendokumentation neu geordnet. Zeiten, Zusatzleistungen, Fotos und weitere Informationen wurden systematischer erfasst und den jeweiligen Aufträgen zugeordnet. Zusätzlich führte der Betrieb schrittweise eine KI-gestützte Baustellendokumentation ein. Dadurch konnten Informationen zwischen Baustelle und Büro zuverlässiger weitergegeben, Rückfragen schneller beantwortet und abrechenbare Zusatzleistungen besser gesichert werden. Der Betrieb reduzierte nicht abrechenbare Such- und Abstimmungszeiten und konnte erbrachte Leistungen vollständiger für die Rechnungsstellung erfassen. Damit entstanden konkrete Effizienzgewinne sowohl in der Verwaltung als auch bei der wirtschaftlichen Abwicklung der Baustellen.